Política de privacidad Comfandi

ENTIDAD RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Razón Social: Caja de Compensación Familiar del Valle del Cauca Comfamiliar Andi – Comfandi –
NIT: 890.303.208-5
Dirección: Carrera 23 No. 26B - 46, Edificio El Prado, Sede Administrativa de la ciudad de Cali.

PBX: (602) 4866565
Contact Center: (602) 4859999
Portal web: www.comfandi.com.co
Contacto electrónico: https://comfandi.my.site.com/CentrodePQRS/s/formulario-pqrs

1. ¿Quienes somos?

Somos Comfandi, tu Mano Amiga. Vivimos apasionados por la armonía de nuestras familias y la sostenibilidad de nuestras empresas. El respaldo y la confianza de las empresas, nuestros valores corporativos y la pertinencia de nuestros servicios con los que cumplimos las expectativas de nuestros grupos de interés, nos ubica como una de las empresas con mayor reputación en el país. A través de nuestros servicios generamos valor y ampliamos el acceso a oportunidades a nuestros afiliados y sus familias para su crecimiento y contribuimos al desarrollo de nuestra región y a la construcción de un mejor país. 

Para el desarrollo de nuestro objeto corporativo, debemos capturar y llevar a cabo diferentes tratamientos sobre los datos personales que reposan en nuestras  bases de datos y archivos, por esta razón nos comprometemos a: i) cumplir en todo momento la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, en adelante LDPD y sus decretos reglamentarios; ii) garantizar el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos; iii) desarrollar controles y medidas técnicas, legales y organizacionales, tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos que Comfandi ostente la calidad de Responsable del Tratamiento.

2. Política de Tratamiento de Datos Personales

El presente documento le explica el enfoque de Comfandi al tratar información de carácter personal (cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables) de las personas con las que interactuamos a través de nuestros canales (virtuales o presenciales), el tipo de datos que trataremos y las condiciones en que se custodiarán los datos personales que nos haya proporcionado. 

Comfandi se encuentra comprometida con el cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, garantizando el ejercicio de sus derechos de habeas data.

3. Nuestra promesa de privacidad

En Comfandi la privacidad y protección de los datos es muy importante, por lo tanto, aplicamos altos estándares y principios que rigen el tratamiento de la información personal a todos nuestros colaboradores, proveedores, asesores, contratistas y consultores que trabajan y prestan servicios para nuestra organización. Cumplimos con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y apoyamos cualquier actividad que tenga como objetivo verificar nuestro cumplimiento en forma de investigaciones y auditorías internas y externas. Nos comprometemos a garantizar la seguridad en el procesamiento de sus datos, por lo que, nos obligamos a informar las violaciones a nuestros códigos de seguridad en el término legal aplicable y a adoptar siempre un enfoque orientado a los resultados para resolver, de manera eficiente y efectiva, cualquier problema que resulte de una violación de datos no intencionada o imprevista.

4. Definiciones y conceptos

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, Comfandi ayuda a identificar términos de uso frecuente en este documento, que se definen a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 
• Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
• Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, ya sea del sector público o privado. El responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular
• Dato personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y sus ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.).
• Dato público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. 
• Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  Encargado del tratamiento: Es quien gestiona los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base en las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
• Habeas data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. 
• LDPD: Ley de Protección de Datos Personales o Ley 1581 de 2012, o la que la adicione, modifique o derogue.
• Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
• Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. 
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
• Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.
• Finalidad legítima: Serán las finalidades para las que Comfandi tratará sus datos personales, así como la base jurídica que legitima a Comfandi para el tratamiento de los datos personales suministrados en cada una de las finalidades indicadas en este documento.

5. Principios aplicables al tratamiento de sus datos personales

Comfandi se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, seguridad, confidencialidad, calidad y disponibilidad de sus datos personales; durante el tiempo que los trate, garantizará la aplicación de los principios generales establecidos en la LDPD:

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual, Comfandi cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
• Principio de finalidad: Comfandi aplicará tratamiento a sus datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima, la cual será previamente informada al titular.
• Principio de libertad: Comfandi solo tratará sus datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles. 
  Principio de veracidad o calidad: Los datos personales que trate Comfandi, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. 
• Principio de transparencia: Comfandi, le garantiza que en cualquier momento y sin restricciones, podrá obtener información acerca de la existencia de los datos que a usted le conciernen. 
• Principio de acceso y circulación restringida: Comfandi se compromete a que el tratamiento de sus datos personales se realizará por entidades que haya autorizado y/o por las personas previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. 
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Comfandi se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Comfandi se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de sus datos personales que no sean públicos, estén obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas. 
• Principio de responsabilidad demostrada (Accountability): Se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones para incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio implica para Comfandi una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente.

6. Consentimiento y revocatoria

Comfandi informa que, mediante su consentimiento, libre, previo, expreso e informado, nos legitima para que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, transferidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en el numeral 10 denominado “FINALIDADES Y FORMAS DE TRATAMIENTO APLICADOS A SUS DATOS PERSONALES” del presente documento. En cualquier momento podrá revocar su consentimiento siempre que sea legal y contractualmente permitido; para esto tenga presente el procedimiento mencionado en el numeral 20 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” del presente documento y adjunte una copia de su documento de identificación con el fin de acreditar su identidad.

7. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales

Comfandi solo podrá capturar, almacenar, usar y, en general, tratar sus datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Lo anterior, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, legales e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, Comfandi procederá a la supresión de sus datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos. No obstante, los datos personales deberán ser conservados, cuando así se requiera, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Las bases de datos tendrán el periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, así como aquellas normas que establezcan el ejercicio de las funciones legales asignadas a COMFANDI.

8. Deberes de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento.

Comfandi conoce que, sus datos personales son de su propiedad por lo cual haremos uso de los mismos únicamente para desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente por usted o por la Ley. Comfandi como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la LDPD, y normas que la reglamenten o modifiquen.

8.1. Deberes de los Responsables frente al tratamiento de datos personales.

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, autoridad de la protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

8.2. Deberes de los Encargados frente al tratamiento de datos personales

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los encargados deberán cumplir las condiciones mínimas de seguridad definidas en el Registro Nacional de Bases de datos las cuales se pueden consultar en: https://www.sic.gov.co/ 
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados de la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Verificar que el Responsable del tratamiento tiene la autorización para el tratamiento de datos personales del Titular.

9. Información captada por Comfandi

Comfandi le informa que la captura de datos personales se llevará a cabo de las siguientes formas:

• De manera personal: Cuando acuda a cualquiera de nuestras sedes en las que Comfandi tenga presencia.
• De manera directa: Cuando nos autoriza a tratar sus datos mediante los formatos físicos y/o electrónicos, por vía telefónica, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, o cualquier medio conocido o por conocerse que Comfandi haya puesto a disposición para tal fin.
• Indirecta: De cualquier fuente pública de información que sea permitida por la Ley. 

Los datos personales captados o que captará Comfandi pueden incluir sin limitarse a:

Datos personales que podríamos tratar en cumplimiento de nuestras obligaciones legales, contractuales o por legítimo interés.

• Datos de identificación: Nombre, apellido, domicilio, teléfono, correo electrónico, firma, CC, CE, PEP, RUT, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, estado civil, sexo, imagen, dirección de IP.
• Datos laborales: Cargo, empleador, domicilio, correo electrónico corporativo, teléfono del trabajo, salario, sanciones, licencias, información para el Sistema de Seguridad Social, aportes, historial en la compañía, y en general cualquier información que repose en la historia laboral entre otros.
• Datos patrimoniales: Información tributaria, historial crediticio, cuentas bancarias, ingresos y egresos, información de consumos, situación de solvencia, entre otros.
• Datos académicos: HV, trayectoria académica, títulos, certificados, condición de estudiante, calificaciones, entre otros.

Datos de tipo sensible que serán tratados siempre y cuando nos encontremos autorizados por la ley o contemos con la autorización, previa, explicita e informada del titular.

• Datos ideológicos: Creencias religiosas, afiliación política, sindical, pertenencia a organizaciones de la sociedad civil, asociaciones religiosas, entre otros.
• Datos de salud: Estado de salud física y mental, historial clínico, enfermedades, información relacionada con cuestiones de carácter psicológico, psiquiátrico, incapacidades, entre otros.
• Características personales y físicas: Tipo de sangre, huella, altura, peso, discapacidades, color de piel, iris, señales particulares, entre otros.
• Vida y hábitos sexuales: Origen étnico y racial, orientación sexual, análisis de perfiles, entre otros.
• Datos biométricos: Huellas digitales, rostro, retina, entre otros.

10. Finalidades y formas de tratamiento aplicados a los datos personales.

De acuerdo con lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, COMFANDI realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión y demás tratamientos autorizados. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará tratamiento de datos personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello, siempre bajo los lineamientos del Manual de Política Específicas de Seguridad de la Información y Ciberseguridad y el Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de COMFANDI.

Así mismo y en ejecución del objeto social de COMFANDI los datos personales serán tratados para las finalidades establecidas de acuerdo con el grupo de interés y el tipo de servicio de la Caja y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:
 

Finalidades aplicables a los afiliados(a) y su grupo familiar.

¿Por qué utilizamos sus datos?

Comfandi, como Caja de Compensación Familiar tiene la obligación legal de afiliar a todo trabajador dependiente, trabajador independiente y pensionado al Sistema del Subsidio Familiar, siempre y cuando, se cumplan con los requisitos para ello; recaudar, distribuir y pagar el subsidio en dinero, especie y servicios y demás subsidios establecidos en la normatividad vigente; ofrecer programas sociales a los trabajadores, su núcleo familiar, y a la comunidad en general, así como realizar acciones de verificación y cobro de los aportes parafiscales con destino al subsidio familiar. De acuerdo con lo anterior, en el marco de las funciones legales que determinan la Ley 21 de 1982, la Ley 789 de 2002, la Ley 920 de 2004, Decreto 1072 de 2015, y demás decretos reglamentarios, Comfandi debe garantizar a sus afiliados programas en salud, vivienda, recreación, cultura, educación, fomento empresarial, supermercados, droguería, crédito y los servicios que a futuro sean implementados por COMFANDI para el uso y disfrute de la comunidad vallecaucana. De acuerdo con lo anterior sus datos como: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, número celular, correo electrónico, domicilio y lugar de residencia, estado civil, fecha de nacimiento, nivel educativo, datos de contacto, salarios, datos del empleador, ingresos en el caso de independientes y pensionados, honorarios y manifestación sobre su actual estado de afiliación, entre otros, exigidos por la ley, son necesarios para poder llevar a cabo el proceso de afiliación, el pago del subsidio familiar en cualquiera de sus modalidades y poder prestarle nuestros programas y servicios de manera correcta. Sus datos nos permitirán mejorar el cumplimiento de nuestras obligaciones legales, cumplir con las normas y órdenes de los entes de vigilancia y control.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es uno de nuestros afiliados, le informamos que sus datos y los de su grupo familiar podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, organizados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar su proceso de afiliación como trabajador y el de su grupo familiar al Sistema de Compensación Familiar, siempre y cuando se cumpla con los requisitos legales para ello.
• Gestionar y aprobar la asignación y pago de subsidios en sus diferentes modalidades y/o beneficios según con lo establecido en la normatividad vigente.
• Realizar las acciones de verificación, fiscalización y cobro de los aportes parafiscales con destino al subsidio familiar.
• Incorporar y verificar sus datos personales en el registro único de aportantes con el fin de facilitar el acceso a los subsidios otorgados por Comfandi como Caja de Compensación Familiar.
• Desarrollar y mantener una base de datos histórica con los datos de los trabajadores que han sido beneficiarios de los programas sociales ofrecidos por Comfandi.
• Gestionar su postulación al Mecanismo de Protección al Cesante.
• Generar certificaciones sobre el estado de afiliación, monto y periodo de subsidios entregados y paz y salvo en consideración a su condición como afiliado a la Caja.
• Dar a conocer nuevos productos y servicios de la Caja orientados al afiliado y su grupo familiar.
• Notificar por cualquier de los canales autorizados por el trabajador y/o contactar para dar información relativa a su proceso de afiliación a Comfandi, así como todo lo relacionado con la solicitud, aprobación y el pago de los subsidios en cualquiera de sus modalidades.
• Recolectar información con la finalidad de realizar la caracterización socioeconómica del afiliado y su familia.
• Confrontar su información con bases de datos de otras Cajas de Compensación Familiar con el fin de verificar estados de afiliación, aportes, subsidios entregados en sus diferentes modalidades y beneficios en servicios. 
• Confrontar su información en bases de datos públicas o privadas para verificar la veracidad de la información suministrada por el afiliado y constatar el cumplimiento de los requisitos para poder acceder a los subsidios en sus diferentes modalidades y a los demás beneficios otorgados por COMFANDI.
• Publicar su información de asignación al beneficio del Subsidio Familiar de Vivienda en los canales establecidos por la Caja, conforme lo establecido en la ley.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones. 
• Atender requerimientos normativos y generar información para la Superintendencia de Subsidio Familiar, Contraloría General de la República, entes de control, autoridades administrativas y judiciales que en el ejercicio de sus funciones requirieran información de los afiliados a COMFANDI.
• Contactarlo y hacer gestión de cobranza de los servicios adquiridos con COMFANDI. 
• Recolectar datos en el proceso de identidad digital para una adecuada gestión en la asignación y entrega de los subsidios en cualquier de sus modalidades y/o beneficios a los que tiene derecho como trabajador afiliado a COMFANDI.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los subsidios, beneficios y servicios de COMFAND.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial o contractual para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los procesos de pago de subsidios en sus diferentes modalidades y de los servicios de la Caja.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Brindar información relevante sobre los beneficios y programas que Comfandi como Caja de Compensación Familiar puede ofrecerle en el desarrollo de las actividades de subsidio familiar, salud, educación y cultura, supermercados, droguerías, recreación y deportes, turismo, vivienda, fomento empresarial, y crédito y los demás subsidios, beneficios y servicios que la Caja llegue a tener para su población afiliada.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja. 
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como representante legal y/o contacto al interior de empresas afiliadas.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es un representante legal y/o contacto empresarial de alguna de nuestras empresas afiliadas, le informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades y derechos de la empresa o entidad afiliada a la cual representa o hace parte. 
• Efectuar las consultas, verificaciones y validaciones posteriores en bases de datos públicas o privadas, relacionadas con antecedentes judiciales, antecedentes disciplinarios, antecedentes fiscales, antecedentes penales u otros que la Caja considere pertinente en ocasión a la relación legal, comercial o contractual y frente a los riesgos económicos, legal o reputacional los cuales deben ser gestionados por la corporación de acuerdo con lo establecido en la normatividad colombiana.
• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de representante legal o contacto empresarial de la empresa o entidad afiliada que represente o hace parte.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales para gestionar su participación en la asamblea anual de empresas afiliadas a COMFANDI.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los subsidios, beneficios y demás servicios de COMFANDI.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre los servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los procesos de pago de subsidios en sus diferentes modalidades y de los servicios. 
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos, invitaciones y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.  
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted se postula y le son aprobados los beneficios del Mecanismo de Protección al Cesante conforme los requisitos establecidos en la ley, le informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar su protección social en caso de quedar desempleado (a), mediante el otorgamiento de la transferencia económica, aporte al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones y el acceso a servicios de intermediación y capacitación laboral. 
• Ofrecer capacitaciones con el objetivo de desarrollar sus competencias para la inserción laboral. 
• Prestar los servicios de gestión y colocación de empleo. 
• Gestionar las postulaciones que haga como afiliado a los beneficios que otorga el Mecanismo de Protección al Cesante. 
• Mantener y actualizar nuestros registros respecto de su estado de beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante.
• Trasmitir su información como cesante, a las administradoras del Sistema General de Seguridad Social para que éstas generen la afiliación como cotizante independiente beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante. 
• Enviar sus datos al Sistema Integrado de Información del Desempleo a cargo del Ministerio de Trabajo, que tiene como finalidad la identificación, registro y caracterización de la población desempleada en Colombia. 
• Confrontar su información con bases de datos de otras Cajas de Compensación Familiar con el fin de verificar estados de afiliación, aportes y beneficios del mecanismo de protección al cesante entregados.
• Confrontar su información con bases de datos públicas o privadas para verificar la veracidad de la información suministrada por el afiliado y constatar el cumplimiento de los requisitos para poder acceder a los beneficios del mecanismo de protección al cesante.
• Enviar información relativa a la vinculación al Mecanismo de Protección al Cesante, así como brindarle y solicitarle información sobre todo lo relacionado con la entrega de los beneficios de este mecanismo.
• Contactarlo y hacer gestión de cobranza por pagos improcedentes de los beneficios del mecanismo. 
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los subsidios y servicios de COMFANDI.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los procesos de pago de subsidios en sus diferentes modalidades los servicios.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como usuario de los programas y servicios de Recreación y Deportes.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es uno de nuestros usuarios de los programas y servicios de Recreación y Deportes, le informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

Alojamiento, planes turísticos, actividades recreativas y pasadías

• Gestionar sus cotizaciones de los bienes y/o servicios solicitados.
• Cumplir con las obligaciones y/o compromisos derivados de nuestra relación contractual.
• Gestionar, facilitar, procesar e informarle sobre cambios, cancelaciones y reembolsos en sus reservas y pagos.
• Enviar información de facturación electrónica y/o administrativa como confirmaciones o mensajes previos a la prestación del servicio. 
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre los servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Programas de recreación y escuelas deportivas

• Gestionar, hacer seguimiento y actualizar su solicitud de participar en cualquier actividad recreacional, vacacional o deportiva desarrollada por Comfandi o de nuestros aliados.
• Formalizar la inscripción y vinculación a los programas de entrenamiento de las escuelas deportivas, programa dirigido a los adultos mayores y pensionados, entre otros servicios que promueva COMFANDI.
• Evaluar y analizar el desempeño integral de los participantes a los programas y servicios mediante el registro manual o sistematizado de las condiciones de salud y distintas variables y criterios que permitan valorar sus capacidades, rendimiento y desempeño.
• Enviar información de facturación electrónica y/o administrativa como confirmaciones o mensajes previos a la prestación del servicio.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.  
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como usuario de los programas y servicios de Vivienda.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es prospecto o usuario de los programas y servicios de vivienda que Comfandi ofrece, le informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Participar en programas de acompañamiento y gestionar las solicitudes que haya realizado sobre las líneas de servicios y solución de vivienda de Comfandi. 
• Orientar al hogar para la adquisición de una solución de vivienda de acuerdo con sus condiciones o capacidades financieras.  
• Informar sobre el estado o avance de los proyectos de vivienda comercializados por COMFANDI.
• Contactarlo para coordinar aspectos relacionados con la cotización, vinculación a la fiduciaria, separación del inmueble objeto del negocio, la firma de la promesa, la firma de la escritura pública de compraventa, la entrega del inmueble, la financiación y el trámite de los subsidios familiares para la adquisición de vivienda a que haya lugar.
• Notificar su participación en el acompañamiento de adaptación al nuevo proyecto de vivienda.
• Confrontar su información y/o de los demás miembros del hogar postulante en bases de datos públicas o privadas para verificar la veracidad de la información suministrada por el afiliado y constatar el cumplimiento de los requisitos para poder acceder a los subsidios en sus diferentes modalidades y a los demás beneficios otorgados por COMFANDI.
• Enviar invitaciones para programas y eventos que adelante COMFANDI o entidades aliadas tenga como objetivo facilitar el acceso a la vivienda y promocionar nuevos proyectos inmobiliarios. 
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios. 
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como usuario de los programas y servicios de Salud.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es usuario de los programas y servicios de Salud que Comfandi ofrece, le informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar, facilitar, cambiar, consultar y procesar sus citas para toma de exámenes o con profesionales de la medicina previamente concertadas o solicitadas por cualquiera de nuestros canales habilitados para tal fin.
• Gestionar, facilitar, consultar y enviar sus resultados de exámenes de laboratorio, imágenes diagnósticas, historia clínica, ordenamientos clínicos, orden de medicamentos y cualquier otro documento o archivo que contenga información relacionada con la atención brindada por COMFANDI.
• Permitir la verificación de sus estados de afiliación y servicios asociados con la protección y seguridad social.
• Radicar, consultar y/o actualizar autorizaciones de servicio médico.
• Entregar medicamentos y dispositivos médicos en caso de ser autorizados.
• Enviar información de facturación electrónica y/o administrativa como confirmaciones o mensajes previos a la prestación del servicio.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.  
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Brindar información de programas y campañas especiales que tengan como fin la prevención de enfermedades, la educación del usuario y el ofrecimiento de nuevos servicios de salud. 
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables a los usuarios de los programas y servicios de Educación, Cultura y Bibliotecas.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es prospecto o usuario de los programas y servicios de Educación que Comfandi ofrece, le informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar las solicitudes que haya realizado sobre los servicios ofrecidos en los programas de cultura, bibliotecas y de educación inicial, primaria, secundaria, media, educación terciaria y educación superior de COMFANDI o de nuestros aliados. 
• Invitarlo a participar en los open house, eventos especiales, muestras de proyectos, encuentros de egresados, entre otros que en adelante COMFANDI pueda ofrecer y que sean de su interés. 
• Confirmar la identidad del niño, niña, o adolescente y sus padres, acudientes, tutores o representantes legales al momento de adquirir servicios.
• Llevar a cabo actividades de preselección y selección de los solicitantes a una vacante en nuestros centros educativos.
• Llevar a cabo las entrevistas psicológicas con aspirantes o con estudiantes activos del sistema educativo y así mismo, invitarlo a la entrevista académica posterior a la preinscripción. 
• Consultar su información en las centrales de riesgos y adelantar estudios con la información financiera y crediticia de la familia o representante legal del niño, niña o adolescente o el estudiante mayor de edad con el fin de verificar la capacidad de pago y el nivel de cumplimiento de sus obligaciones para el acceso de los servicios de educación inicial, primaria, secundaria, media, educación terciaria y educación superior de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Cumplir con las obligaciones y/o compromisos derivados de nuestra relación contractual.
• Comunicar a estudiantes, padres de familia o representantes legales del niño, niña o adolescente sobre las diferentes actividades curriculares y extracurriculares adelantadas por el centro educativo.
• En caso de mora, adelantar cobros extrajudiciales y judiciales.
• Monitorear, elaborar y suministrar informes del desempeño académico y de convivencia de los estudiantes a padres, acudientes, tutores o representante legal. 
• Elaborar reportes al Ministerio de Educación, entidades públicas y demás entes de control, de conformidad con lo dispuesto en la normatividad colombiana.
• Llevar a cabo actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones financieras como usuario de nuestros servicios.
• Enviar información de facturación electrónica y/o administrativa como confirmaciones o mensajes previos a la prestación del servicio.
• Participar en programas de acompañamiento que faciliten la incursión a oportunidades de Formación, Empleabilidad y/o Emprendimiento promovidas por Comfandi. 
• Dar y recibir información y referencias sobre alumnos, exalumnos y candidatos, a cualquier entidad educativa a la que asistió el alumno o donde se propone asistir.
• Proporcionar referencias a empleadores potenciales de alumnos pasados.
• Procesar datos personales de carácter sensible (relacionados con la salud física y mental) con el fin de salvaguardar el bienestar de nuestros alumnos y proporcionar atención de primeros auxilios de ser necesaria en caso de emergencia, incidente o accidente o atenciones en psicología como parte del proceso de acompañamiento al estudiante; en éste tipo de eventos es posible que sea necesario revelar detalles de la condición salud física y mental de un estudiante u otra información relevante con el fin de obtener asesoría médica, psicológica, protección social, cooperación con la policía u otras entidades competentes o los servicios sociales.
• Realizar campañas de actualización de datos, orientadas a conocer el progreso del estudiante a partir de su graduación con el fin de fortalecer vínculos, socializar y reconocer sus logros sobre su trayectoria profesional y laboral.
• Divulgar información sobre actividades, noticias o actualizaciones sobre el colegio o instituto, como también información relacionada con programas de carrera y empleabilidad.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas que permitan conocer su trayectoria y así mismo sobre los servicios y beneficios que COMFANDI puede ofrecerle.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados. 
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como prospecto y usuario de los programas y servicios de Fomento Empresarial.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es usuario de los programas y servicios de Fomento Empresarial que Comfandi ofrece, te informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Cumplir con las solicitudes que hayas realizado sobre los servicios ofrecidos en los programas de emprendimiento, programas para el fortalecimiento del recurso humano para la productividad y servicios de fomento y desarrollo empresarial.
• Participar en programas de acompañamiento que faciliten la incursión a oportunidades de Formación, Empleabilidad y/o Emprendimiento promovidas por Comfandi. 
• Ofrecerle ciclos de conferencias, participación en ferias, eventos, networking, espacios de encadenamiento y capacitaciones para fomentar el emprendimiento y la empresarialidad. 
• Difundir información general y/o estudios de caracterización e impacto en las líneas de emprendimiento programas para el fortalecimiento del recurso humano para la productividad y servicios de fomento y desarrollo empresarial de los que tú haces parte.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como prospecto y usuario de los programas y servicios de Empleabilidad.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es usuario de los programas y servicios de Empleabilidad que Comfandi ofrece, te informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar las solicitudes y postulaciones en el marco del Programa de Empleabilidad.
• Participar en programas de acompañamiento que faciliten la incursión a oportunidades de Formación, Empleabilidad y/o Emprendimiento promovidas por Comfandi. 
• Ofrecerle ciclos de conferencias, participación en ferias, eventos, networking, espacios de encadenamiento y capacitaciones para fomentar procesos de empleabilidad.
• Difundir información general y/o estudios de caracterización e impacto que se generan a través de los procesos de empleabilidad.
• Gestionar todos los requerimientos como operador del Servicio de Empleo Público.
• Atender requerimientos normativos y generar información para la Superintendencia de Subsidio Familiar, entes de control y autoridades administrativas que en el ejercicio de sus funciones requirieran información de los usuarios del Servicio de Empleo Público.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial o contractual, generando información, servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como prospecto y cliente de los programas y/o servicios de Crédito.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es usuario de los programas y/o servicios de Crédito que Comfandi ofrece, te informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar las solicitudes que haya realizado sobre los servicios de Crédito de Comfandi.
• Analizar y gestionar sus operaciones crediticias.
• Llevar a cabo actividades de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones financieras como usuario de nuestros servicios.
• En caso de mora, adelantar cobros extrajudiciales y judiciales por medio de la Caja o través de los terceros con los que tenga una relación contractual para dicha gestión.
• Consultar información en las herramientas para la prevención y control de fraude por suplantación, y que la información personal recopilada puede ser tratada para finalidades de prevención del fraude y verificación de identidad.
• Acceder a la información reportada por los empleadores, aportantes o pensionados los cuales se realizan al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales de Colombia, los cuales se encuentran contenidos en bases de datos de operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social o administradoras de pensiones.
• Acceder a su información financiera, crediticia, comercial y/o de servicios contenida en las bases de datos de operadores, según la Ley 1266 de 2008, para finalidades de gestión de riesgo financiero y crediticio tales como: (i) elaboración, valoración y circulación de scores crediticios; (ii) elaboración, valoración y circulación de herramientas de validación y predicción de ingresos; (iii) acceso y uso de herramientas e índices de variación de sus ingresos calculados con sus datos personales, con los datos asociados a su ubicación y condiciones macroeconómicas, como el PIB y actividad productiva de su municipio y departamento contenido en bases de datos de naturaleza pública proveniente del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), y adicionalmente calculados con sus datos que reposan en el SISBEN, los cuales determinan si tiene mayor o menor capacidad de generar ingresos, como lo son los datos de naturaleza pública asociados al grupo y nivel SISBEN; (iv) herramientas para la prevención de fraude; (v) en general herramientas que permitan adelantar una adecuada gestión del riesgo financiero y crediticio; y (vi) compararla, contrastarla y complementarla con la información financiera, comercial, crediticio, de servicios y proveniente de terceros países.
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI.
• Consultar sus datos en fuentes de información privada o fuentes de información pública tales como, Policía Nacional de Colombia, Procuraduría General de la Nación, rama judicial, entre otras, para el conocimiento de terceros en el marco el cumplimiento normativo aplicable a las Caja de Compensación Familiar.
• Enviar por cualquiera de los medios de contacto que haya suministrado, estados de cuenta, comunicaciones de cobro, la factura electrónica o documento equivalente. 
• Prevenir o detectar fraudes y delitos financieros e informáticos. 
• Tratar sus datos de correos electrónicos con la finalidad de prevenir el fraude, de tal forma que puedan ser procesados e identificar su antigüedad, dominio, asociación a redes sociales y reportes de actividades no usuales. 
• Tratar sus datos de número celular para determinar si ha tenido portabilidad numérica o cambio de Sim. Al igual que acceder a los datos de portabilidad numérica que administran los operadores de telefonía celular, administrados por ellos directamente o a través de los terceros autorizados.
• Realizar simulaciones y análisis de los productos y servicios financieros con el fin de comprender mejor sus preferencias y comportamientos de pago.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.  
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés. 
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Notificar información de su estado o sus productos contratados como confirmaciones o mensajes. 
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como beneficiario del Programa de Fidelización.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es beneficiario del programa de fidelización, informamos que sus datos podrán ser capturados (mediante formularios físicos o electrónicos), almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar, administrar y acreditar su calidad de miembro del programa de fidelización de Comfandi.
• Crear perfiles respecto de la forma como consumes (físico y en línea) con el fin de mejorar y diseñar nuevos servicios de la Caja y de nuestros aliados.
• Utilizar los datos asociados a sus compras y otras actividades que le dan derecho a puntos para proporcionarle descuentos y/o bonos para acceder a los servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Procesar su historial de compras para ofrecerle una experiencia personalizada.
• Notificar sobre cambios en los términos y condiciones del programa de fidelización, como también sobre nuevos servicios y beneficios que puede obtener como usuario registrado al programa.
• Recolectar datos en el proceso de identidad digital para una adecuada gestión en la asignación y entrega de los subsidios y/o beneficios a los que tiene derecho como usuario de COMFANDI.
• Procesar y enviar a domicilio sus pedidos realizados a través de cualquiera de nuestros canales disponibles para tal fin.
• Enviar información de facturación electrónica y/o administrativa como confirmaciones o mensajes previos a la prestación del servicio.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones. 
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI o de las empresas aliadas. 
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para brindarle información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables cuando actúa como usuario de los servicios digitales y comercio electrónico.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es uno de nuestros usuarios de los portales y apps corporativas, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Gestionar y administrar sus datos personales en calidad de afiliado, cliente o usuario de nuestros servicios de sitos web, plataformas digitales y aplicaciones corporativas (apps). 
• Recolectar datos en el proceso de identidad digital para una adecuada gestión en la asignación y entrega los subsidios y/o beneficios a los que tiene derecho como trabajador afiliado a COMFANDI.
• Procesar sus datos para notificaciones y envíos a domicilio cuando ha realizado pedidos a través de cualquiera de nuestros canales disponibles para tal fin.
• Crear perfiles respecto de la forma como usted consume productos o servicios digitales o de comercio electrónico con el fin de mejorar su experiencia.
• Estudiar y monitorear el uso que realiza de nuestros productos y servicios
• Enviar información de facturación electrónica y/o administrativa como confirmaciones o mensajes previos a la prestación del servicio.
• Atender y responder en los plazos legalmente establecidos sus peticiones, quejas, solicitudes y reclamaciones.  
• Generar procesos de medición a través de encuestas sobre los servicios de COMFANDI. 
• Brindar soluciones de crédito orientadas al fortalecimiento del equilibrio financiero, el aprendizaje para la vida productiva, la adquisición de servicios de COMFANDI y de nuestros aliados.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial para información sobre servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Brindar información relevante sobre los beneficios y programas que Comfandi como Caja de Compensación Familiar puede ofrecerle en el desarrollo de las actividades de subsidio familiar, salud, educación y cultura, supermercados, droguerías, recreación y deportes, turismo, vivienda, fomento empresarial, y crédito y los demás subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Ofrecer marketing relevante respecto a ofertas personalizadas, bonos, invitaciones especiales para ferias y eventos que puedan ser de su interés, promociones, sorteos, concursos y otros beneficios y en general enviarle publicidad digital sobre los subsidios, beneficios y servicios de la Caja.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables como aspirante a una vacante de Comfandi.

¿Por qué utilizamos sus datos?

Por interés legítimo. En lo que concierne a los candidatos a vacantes al interior de Comfandi, le informamos que sus datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán tratados para adelantar el proceso de reclutamiento y selección. Sus datos se almacenarán en un archivo o carpeta física y/o digital que se identificará con su nombre como titular, que se conservará por un máximo de SEIS (6) meses. Cumplido este término, la información se eliminará o suprimirá.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es uno de nuestros candidatos a una vacante, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Establecer y gestionar su proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante Comfandi.
• Aplicar pruebas de conocimiento, psicotécnicas, y cuando sea necesario pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, pruebas de polígrafo y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral.
• Contrastar sus datos con las referencias laborales y personales aportadas de su parte.
• Consultar sus datos en fuentes de información privada y fuentes de información pública tales como, Policía Nacional de Colombia, Procuraduría General de la Nación, rama judicial, entre otras, para el conocimiento de terceros en el marco del cumplimiento normativo aplicable a las Caja de Compensación Familiar y de las normas del derecho laboral.
• Trasladar la información de su hoja de vida a la agencia de gestión y colocación Comfandi, para acceder a la ruta de empleabilidad. 

Finalidades aplicables a los Colaboradores.

¿Por qué utilizamos sus datos como colaborador?

Por cumplimiento de obligaciones contractuales, legales e interés legítimo. Utilizamos sus datos para mantener y actualizar nuestros registros en relación a su calidad de colaborador(a), celebrar contratos laborales y otrosíes, o para cumplir con nuestras obligaciones en virtud del contrato laboral. Sus datos son necesarios para el cumplimiento de nuestras obligaciones legales en materia laboral, cumplir con las órdenes de los entes de vigilancia y control y con lo definido en la Ley General de Archivos.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es uno de nuestros colaboradores, le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

•  Administrar sus datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y contractuales que Comfandi asume en calidad de empleador, a manera de ejemplo: asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde haya autorizado forma previa el tratamiento.
• Gestionar su proceso de contratación.
• Gestionar sus datos personales y los de su grupo familiar para realizar trámites de afiliación a entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral –ARL y Fondos de pensiones.
• Conservar sus datos personales relacionados con su actividad laboral en los archivos laborales e históricos de Comfandi.
• Ofrecer y promover programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para usted y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Gestionar procesos internos de clima laboral, desempeño, formación y desarrollo.
• Generar informes, analizar información y gestionar procesos propios del desarrollo del talento humano y convocatorias internas.
• Asignar permisos físicos y lógicos en las instalaciones y sistemas de Comfandi para monitorizar su actividad laboral.
• Disponer de sus datos personales para asignar herramientas de trabajo tales como: correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, software, etc.
• Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
• Emitir certificados y constancias solicitados de su parte como causa del vínculo contractual laboral que le une con Comfandi, así como hacer la validación de los que aporte a terceros.
• Tratar sus datos personales para realizar, −cuando sea necesario− pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, pruebas de polígrafo y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral.
• Gestionar sus datos personales con el fin garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en las políticas corporativas y el reglamento interno de trabajo, incluido los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
• Entregar la información a proveedores y terceros para la actualización de información en las plataformas tecnológicas que dan soporte a los procesos de Comfandi, para pago de nómina, y en general trámites y reportes relacionados con aportes a Seguridad Social Integral.
• Administrar sus datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que haya autorizado de manera previa.
• Estudiar los folios y apartes de su historia clínica y ocupacional, necesarios para realizar seguimiento de las recomendaciones ocupacionales si llegase a necesitar de ellas o con el ánimo de desarrollar programas de prevención en salud o vigilancia epidemiológica empresarial.
• Valorar y hacer seguimiento a los colaboradores con casos de salud en el marco del SGSST de COMFANDI.
• Tener conocimiento de las historias clínicas de médico tratante y las historias clínicas ocupacionales, para la validación por parte del área de medicina laboral de COMFANDI con la finalidad de asegurar procesos como generación de actas de recomendaciones laborales, reintegros laborales post incapacidad, reasignación de funciones, reubicación laboral o seguimientos medico ocupacionales.
• Analizar y verificar toda la información contenida en su hoja de vida, formación académica, documentos aportados o formatos diligenciados en las etapas precontractual, contractual o post-contractual.
• Compartir y cruzar su información internamente para el cobro de sus obligaciones con otras áreas de Comfandi.
• Consultar sus datos en fuentes de información privada y fuentes de información pública tales como, Policía Nacional de Colombia, Procuraduría General de la Nación, Rama Judicial, entre otras, en el marco del cumplimiento normativo aplicable a las Caja de Compensación Familiar y del derecho laboral.
• Consultar sus datos personales en el registro de inhabilidades por delitos sexuales contra menores de edad que administra el Ministerio de Defensa-Policía Nacional de Colombia, conforme a Ley 1918 reglamentada por el Dec. 753 en cualquier tiempo durante mi vinculación laboral.
• Transferir sus datos personales a terceras entidades aliadas con las que se tenga una relación comercial o contractual para brindarle información, servicios y beneficios de su interés.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios.
• Enviar información como confirmaciones o mensajes en virtud de su relación laboral. 
• Realizar contacto una vez finalizada la relación laboral con el fin de adelantar la encuesta de retiro, la cual se realiza a través de plataforma electrónica, llamadas telefónicas o a través de mensajería instantánea, con fines única y exclusivamente de medición de mi experiencia con la entidad.
• Comunicar a través de los canales tradicionales y/o virtuales como SMS, MMS, correo electrónico, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, App Mi Comfandi y los que en adelante habilite COMFANDI, información relacionada con programas, servicios, subsidios, beneficios y alianzas que sean de su interés.

Finalidades aplicables a proveedores, contratistas o terceros.

¿Para qué utilizamos sus datos?

Si usted es uno de nuestros proveedores, contratistas o terceros le informamos que sus datos podrán ser capturados, almacenados, usados, procesados, suprimidos, anonimizados, disociados, transmitidos y transferidos a terceros dentro y fuera del territorio nacional, para llevar a cabo las finalidades que se mencionan a continuación:

• Desarrollar, gestionar y mantener nuestras relaciones comerciales.
• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor, contratista o tercero. 
• Gestionar los datos para efectuar los procesos de pagos de facturas electrónicas cuando hubiere lugar a ello, cuentas de cobro presentadas a Comfandi y demás acciones que se encuentren a nuestro cargo.
• Gestionar y evaluar cotizaciones o propuestas en los procesos de convocatorias.
• Gestionar y notificar la adjudicación de contratos.  
• Utilizar en el evento que sea necesario, la información los datos personales del personal del proveedor, contratista o tercero, con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura física, lógica o tecnológica de COMFANDI.
• Gestionar sus datos personales con el fin garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en las políticas corporativas, incluido los procesos de investigaciones pertinentes.
• Consultar sus datos en fuentes de información privada y fuentes de información pública tales como, Policía Nacional de Colombia, Procuraduría General de la Nación, rama judicial, entre otras, para el conocimiento de terceros en el marco el cumplimiento normativo aplicable a las Caja de Compensación Familiar.
• Atender, gestionar y resolver solicitudes que realice el proveedor, contratista o tercero sobre procesos de COMFANDI.
• Transmitir y transferir sus datos personales a terceros a nivel nacional o internacional con los que se tenga una relación contractual para la debida operación de los servicios contratados.
• Convocar a reuniones de tipo informativo acerca de las actividades de la Caja, para hacer encuestas de evaluación de proveedores, de servicios o de responsabilidad social empresarial.

11.    Tratamiento de la información

Los colaboradores de Comfandi, al realizar las actividades propias de su cargo, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y hasta su disposición final.

La información de carácter personal contenida en las bases de datos debe ser utilizada y tratada de acuerdo con las finalidades descritas en el numeral 10 de la presente política alineados al manual de políticas y procedimientos de protección de datos y el manual de políticas específicas de seguridad de la información y ciberseguridad de COMFANDI.

En caso de requiriese cualquier uso de la información diferente al establecido, deberá ser previamente consultado con el Oficial de Protección de Datos Personales de COMFANDI.

12. Tratamiento de datos sensibles

Comfandi solo tratará datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y explícito a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:

• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, Comfandi cumple con las siguientes obligaciones:

• Informarle que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informarle de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible, la finalidad aplicada, y obtener su consentimiento explícito.
• No condicionar ninguna actividad a que nos suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

13. Tratamiento de datos de niñas, niñas y adolescentes

Comfandi solo tratará datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales de la niña, niño o adolescente. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la LDPD y cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, Comfandi exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización para el tratamiento de los datos personales del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley.

Comfandi y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niñas, niños y adolescentes, velarán por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la LDPD y el Decreto 1377 de 2013.

14. Tratamiento de datos personales en servicios de videovigilancia.

¿Por qué captamos sus datos por medios de videovigilancia?

Por interés legítimo. La captación y/o el tratamiento de imágenes con fines de vigilancia es una práctica muy extendida en nuestra sociedad. La videovigilancia realizada por Comfandi tiene como objetivo general garantizar la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en nuestras sedes y plantas en el territorio nacional. Las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia de Comfandi serán sometidas al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial sus principios rectores.

¿Para qué utilizamos sus datos?

La grabación a través de circuitos cerrados de televisión, en adelante CCTV, en nuestros puntos de servicios o sedes en los cuales identifiquemos la pertinencia de su implementación se capturan y procesan en los intereses legítimos de:

• La seguridad y protección de nuestros afiliados, colaboradores, clientes y visitantes.
• La seguridad y protección de nuestros puntos de servicios o sedes.
• Monitorear el comportamiento de nuestros afiliados, colaboradores, clientes y visitantes para salvaguardar la integridad física y la seguridad los activos físicos y de información de COMFANDI.
• La detección, protección y recolección de evidencias frente a presuntas actividades delictivas.
• La reducción de pérdidas económicas de la empresa.
• Como regla general, no divulgaremos esta información a terceros, a menos que sea necesario que la proporcionemos a las autoridades y fuerzas del Estado, previa orden judicial o administrativa.

15. Transmisión de datos personales a terceros

Comfandi no entregará sus datos personales a otras entidades sin antes obtener su previo consentimiento, salvo que:

• La transmisión de sus datos fuese necesaria para la prestación efectiva y cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales;
• Sea necesaria para permitir a los proveedores, contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
• Sea necesario para permitir que terceros que prestan servicios de mercadeo en nombre de Comfandi o a otras entidades con las cuales tengamos acuerdos de mercado conjunto;
• Sea requerido o permitido por la ley.

Sin perjuicio de lo anterior, para realizar una transmisión de sus datos personales a terceros encargados ubicados en Colombia o en el exterior, debe existir (i) una autorización previa, expresa e informada de su parte, o (ii) un contrato de transmisión de datos personales que contenga, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 con por lo menos lo siguiente:

• Los alcances de la obligación del encargado para el tratamiento de datos personales.
• Las actividades que el encargado deberá realizar por cuenta de Comfandi para el tratamiento de los datos personales.
• Las obligaciones del encargado con respecto al titular y Comfandi.
• La obligación del encargado de dar cumplimiento a las obligaciones contempladas en el aviso de privacidad y el manual interno de políticas y procedimientos de Comfandi.
• La obligación del encargado de realizar el tratamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades autorizadas por los titulares y con legislación aplicable.
• La obligación del encargado de dar tratamiento, por cuenta del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
• La obligación del encargado de salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• La obligación del encargado de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

16. Protección de datos en los contratos suscritos por Comfandi

Al momento de suscripción de los contratos laborales, Comfandi ha incluido un formato con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales Comfandi tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de servicios tercerizados. En estas cláusulas, se mencionará la presente política y su ubicación en el sitio web www.comfandi.com.co/legal para su respectiva consulta.

En los contratos de prestación de servicios y demás contratos que celebre la Caja de Compensación Familiar con terceros que impliquen el tratamiento de sus datos, Comfandi realizará la transmisión con el encargado del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por Comfandi y delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la LDPD y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.

Por su parte, Comfandi al momento de recibir datos de terceros y actuar como encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

17. Transferencia de datos personales a terceros países

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se lleve a cabo a uno de los países que no se encuentra contemplado en la Circular Externa 05 de agosto de 2017 de dicha Superintendencia. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.

Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la SIC, cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las Reglas Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de Comfandi, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por Comfandi como por el responsable o encargado de los datos en su lugar de destino.

Comfandi no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y su decreto reglamentario.

18. Seguridad

Con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581 de 2012, Comfandi cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información para mitigar la posible adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas.

Comfandi mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a Comfandi cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los datos personales confiados a ella, así como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, Comfandi comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

19. Confidencialidad

Sus datos personales obtenidos por Comfandi, a través de cualquier formato (físico o electrónico), contrato, comunicación (física o electrónica), serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

20. Procedimiento gestión de incidentes con datos personales

Se entiende por incidente de datos personales, cualquier evento en los sistemas de información o bases de datos manuales o automatizadas, que implique la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado a la información personal en ellos almacenados.

En la medida que el responsable con acceso a información de datos personales pertenecientes a COMFANDI note que se está presentando un incidente que, este violando las políticas de seguridad de la información o en general, conozca de riesgos asociados a los datos personales, debe reportar esta situación al Oficial de Protección de Datos al correo electrónico protecciondatos@comfandi.com.co 

A continuación, se describen las actividades que el Oficial de Protección de Datos, colaboradores, proveedores, contratistas y la mesa para la atención de incidentes de seguridad de la información deberá aplicar para mitigar los riesgos e impactos ante un eventos que impliquen información personal: Inicia con planificación y preparación para la gestión del incidente, cubre la detección y análisis, continua con las acciones de contención, erradicación y recuperación y finaliza con las actividades post-incidente que sirva de base para el aprendizaje y la mejora continua.

20.1. Reporte de incidentes ante el ente de control la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Se reportarán como novedades en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), los incidentes de seguridad que afecten la base de datos.
• La violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o por su Encargado, deberán reportarse al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos. 
• Los líderes de proceso y/o propietarios de activos de información, reportarán de forma interna los incidentes asociados a datos personales ante el Oficial de Protección de Datos Personales, quién dentro del plazo legal procederá a reportarlos ante el Registro Nacional de Bases de Datos.

21. Derechos de los titulares de información personal y procedimiento aplicable.

a. Del Derecho de Acceso: Comfandi le garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012 como titular de los datos personales. El acceso está permitido solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad como titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición suya, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

b.    Del derecho de consulta: Como titular de los datos personales, podrá consultar su información de carácter personal que repose en cualquier base de datos o archivo de Comfandi. En consecuencia, le garantizamos el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, suministrándole la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo nuestro control. Comfandi establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se le informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

c.    Del derecho de Reclamo: Como titular de los datos personales, puede presentar un reclamo si considera que la información contenida o almacenada en una base de datos pueda ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales. En tal sentido, podrá presentar reclamación de manera directa a Comfandi o en su defecto al encargado del tratamiento de sus datos. Comfandi establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo, el cual podrá presentarlo directamente por el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, deberá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que se presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de haber un reclamo que no sea competencia de Comfandi, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se le informará de esta situación. Una vez Comfandi haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, Comfandi le informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d.    Del derecho a la rectificación y actualización de datos: Comfandi se obliga a rectificar y actualizar la información personal que corresponda a personas naturales, de acuerdo con su solicitud, cuando esta resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Al respecto, Comfandi tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• Comfandi tiene plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el ejercicio de su derecho, siempre y cuando te beneficien como titular de los datos personales. En consecuencia, podremos habilitar medios electrónicos u otros que consideremos pertinentes y seguros para un mejor acceso.

e.    Del derecho a la supresión de datos: Como titular de los datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a Comfandi la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

• Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
• Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
• Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Comfandi.
• El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y Comfandi como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

f.    Del derecho a revocar la autorización: Como titular de los datos personales, puede solicitar la revocatoria de la autorización de su uso en cualquier momento, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, Comfandi, ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten revocar su consentimiento En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

• Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que Comfandi dejará de tratar por completo sus datos personales.

• Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, Comfandi suspenderá parcialmente el tratamiento de sus datos personales. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

  El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y Comfandi como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o
• administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

g.    Del derecho a presentar quejas ante la autoridad competente: Como titular de los datos personales, puede presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

22. Ejercicio de los derechos del titular

Además de nuestra promesa de privacidad, sus datos personales se encuentran protegidos por la Constitución Política Colombiana y la LDPD, y por esa razón Comfandi se compromete a garantizarle como titular de información personal, su derecho fundamental de protección de datos.

Como titular en cualquier momento, podrá consultar, reclamar, modificar, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada respecto del tratamiento de sus datos, dirigiendo su consulta o reclamo a los canales que se establecen a continuación:

• Correo electrónico protecciondatos@comfandi.com.co
• Contacto electrónico https://comfandi.my.site.com/CentrodePQRS/s/formulario-pqrs
• Contacto telefónico: (602)4859999
• Comunicación escrita dirigida a nuestro Oficial de Protección de Datos a la Carrera 23 No. 26B - 46, primer piso, Sede Administrativa Comfandi El Prado, Cali, Colombia.
• Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el titular. No obstante, éste podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
  No se exigirá ningún valor o prestación económica por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)

23. Formas de ejercer el derecho de habeas data ante Comfandi

• A nombre propio: Como titular de sus datos personales puede ejercer su derecho directamente realizando el reclamo en relación con los datos almacenados en bases de datos y/o archivos de Comfandi y tendrá derecho a conocer, actualizar, acceder, rectificar, suprimir, solicitar prueba de autorización otorgada, ser informado respecto del uso de sus datos y revocar la autorización otorgada.
• A través de apoderado: Como titular de sus datos personales puede ejercer su derecho a través de un apoderado. Para estos efectos, debe adjuntar copia del poder con la solicitud. Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.
• Ejercicio del derecho de menores de edad: Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

24. Registro Nacional de Base de Datos

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, COMFANDI registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de datos personales, en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento establecido para el efecto.

25. Vigencia y cambios en la política

La presente política entra en vigor a partir del 10 de diciembre de 2024 y reemplaza la anterior que se encontraba vigente desde el 5 de agosto de 2022.

Comfandi informa que, en el evento de introducir cambios en la presente política, estos se publicarán en www.comfandi.com.co/legal con el fin de mantenerlo(a) informado(a) y actualizado(a) sobre las condiciones de uso de sus datos. Si no está de acuerdo con los cambios que se realicen, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data a través de los canales establecidos en el numeral 21 “Ejercicio de los derechos del titular” del presente documento.

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en las sedes principales de cada regional.

26. Información de contacto
 

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, debe comunicarse con el Oficial de Protección de Datos Personales a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico protecciondatos@comfandi.com.co 
• Contacto electrónico https://comfandi.my.site.com/CentrodePQRS/s/formulario-pqrs
• Comunicación escrita dirigida a nuestro Oficial de Protección de Datos a la Carrera 23 No. 26B - 46, primer piso, Sede Administrativa Comfandi El Prado, Cali, Colombia 

27. Referencia a otros documentos

El presente documento ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:

•    Constitución Política de Colombia
•    Ley 1581 de 2012.
•    Decreto 1377 de 2013.
•    Ley 1273 de 2009.